Ein Plan funktioniert, wenn er am Kühlschrank oder am Telefon sichtbar ist und nicht jedes Mal neu erklärt werden muss. Tragen Sie zuerst die festen Zeiten ein. Danach kommen Aufgaben, die verschoben werden können.
Nehmen Sie ein Blatt mit sieben Spalten. Schreiben Sie nur die drei wichtigsten Aufgaben pro Tag hinein und lassen Sie bewusst eine freie Zeile für Änderungen.
Feste Anker
Feste Anker sind Zeiten, die sich nicht einfach verschieben lassen. Dazu gehören die Medikamente, Arzttermine, Arbeitszeiten, Schlaf und die geplanten Besuche des Pflegedienstes. Ein Pflegedienst ist ein ambulanter Dienst, der zu vereinbarten Zeiten zu Hause vorbeikommt.
Beginnen Sie mit dem, was bereits feststeht. Tragen Sie die Medikamentenzeiten so ein, wie sie der aktuelle Plan vorgibt, den Ihnen die behandelnde Stelle ausgehändigt hat. Ergänzen Sie nie eine zweite Liste und keine Zeiten aus dem Gedächtnis. Wo Medikamente im Spiel sind, gilt: übernehmen Sie nur die Uhrzeit, alle übrigen Angaben stehen im Medikamentenplan.
Auch Schlafzeiten gehören zu den festen Ankern, wenn sie regelmäßig sind. Termine des Pflegedienstes tragen Sie nur dann ein, wenn sie wirklich vereinbart sind. Offene Ankündigungen ohne bestätigten Termin gehören nicht in die festen Felder, weil sonst niemand weiß, woran er sich halten soll.
Warum zuerst die festen Zeiten? Weil sie den Rahmen bilden. Alles andere lässt sich um sie herumlegen, und zwar ohne lange Absprache. Feste Zeiten werden selten zum Streitpunkt, wenn sie klar aufgeschrieben sind. Wer sie kennt, kann leichter sagen, was daneben noch in die Woche passt.
Aufgaben beschreiben
„Duschen helfen“ klingt nach einer einfachen Sache, lässt sich aber unterschiedlich auslegen. Übersetzen Sie jede Aufgabe in beobachtbare Teilaufgaben. Aus „Duschen“ wird dann: Material bereitstellen, den Weg ins Bad begleiten, während der Dusche dabeibleiben und beim Anziehen unterstützen.
Wenig aussagekräftig sind Wörter wie „versorgen“ oder „kümmern“. Sie sagen nicht, was eine andere Person tatsächlich tun soll. Formulieren Sie stattdessen, was mit den Händen, den Füßen oder dem Telefon zu tun ist.
Ordnen Sie die Teilaufgaben so, wie sie am Tag anfallen. So sehen Sie auf einen Blick, ob eine Aufgabe eher morgens, mittags oder abends liegt. Manche Handgriffe brauchen Kraft, andere nur Zeit oder Anwesenheit. Wenn Sie das unterscheiden, lässt sich eine Aufgabe leichter einer bestimmten Person zuteilen.
So wird auch sichtbar, wie lange ein Aufgabenteil dauert und ob er zu einer bestimmten Person passt. Wenn Sie bei einer körpernahen Aufgabe unsicher sind, holen Sie sich für das erste Mal fachliche Unterstützung. Was Sie dann gemeinsam besprechen, tragen Sie als feste Zeile in den Plan ein.
Zuständigkeit
Jede Aufgabe bekommt genau eine verantwortliche Person. Diese Person trägt die Aufgabe bis zum Ergebnis und meldet sich nur bei dringenden Fragen von selbst. Ein Pflegedienst kann eine Aufgabe übernehmen, die Familie bleibt aber bei der Zuständigkeit im Bilde.
Mit einer einzigen Zuständigkeit vermeiden Sie, dass zwei Personen dasselbe tun oder dass eine Aufgabe zwischen allen liegt. Die Person, die hilft, ist eine Pflegeperson. Eine Pflegeperson ist eine Person aus der Familie oder dem Umfeld, die regelmäßig einen Teil der Unterstützung übernimmt.
Wenn zwei Personen dieselbe Aufgabe teilen, bleibt die Grenze trotzdem eindeutig. Eine Person führt, die andere unterstützt. Sonst ist niemand wirklich verantwortlich und eine Lücke fällt erst auf, wenn etwas schiefgeht.
In Klammern steht die Vertretung, also die Person, die einspringt, wenn die Zuständige ausfällt. Ohne Vertretung bleibt die Lücke unsichtbar, bis es zu spät ist.
Hinterlegen Sie einmal pro Woche, wer aktuell verantwortlich ist und wer vertritt. Die passende Vorlage ist die Checkliste „Wochenplan Pflege“. Sie können sie ausdrucken und neben den Plan legen. Beachten Sie dabei: Die Häkchen werden nicht automatisch gespeichert. Sie bleiben nur, solange die Seite auf Ihrem Gerät offen ist.
Ausnahmen
Urlaub, Krankheit, Feiertage und spontane Änderungen passen selten in ein festes Raster. Halten Sie dafür ein eigenes Feld frei. Dort steht zum Beispiel: „Der Pflegedienst fällt am Feiertag aus“, „Die Familie ist eine Woche verreist“ oder „Die Person hat einen Arzttermin in der Stadt“.
Schreiben Sie nicht jede Kleinigkeit auf. Notieren Sie nur, was den Plan tatsächlich verändert. Wenn Sie ein Ausnahmefeld haben, muss niemand im Urlaub oder bei Krankheit neu erklären, was gilt.
Ein zusätzliches, kleines Feld für „was diese Woche nicht geklappt hat“ macht die Ausnahmen besprechbar. Dort steht nur ein Stichwort, kein Vorwurf. Beim wöchentlichen Check lassen sich diese Punkte aufgreifen, ohne die Stimmung zu belasten.
Wenn eine plötzliche Änderung mehrere Termine betrifft, rufen Sie die betroffenen Stellen einmal durch und tragen das Ergebnis nach. Dann bleibt der Plan auch in der Ausnahmesituation verlässlich.
Wöchentlicher Kurzcheck
Nehmen Sie sich einmal in der Woche zehn Minuten, um den Plan durchzugehen. Lesen Sie die festen Anker, prüfen Sie die Zuständigkeiten und stellen Sie die Ausnahmen auf den neuesten Stand. Wählen Sie einen festen Wochentag, damit der Check nicht vom Zufall abhängt.
Fragen Sie dabei: Was ist weggefallen, was ist dazugekommen, was ist zu groß oder zu klein geworden? Was hat in der vergangenen Woche nicht funktioniert und was lief gut? Antworten Sie knapp und tragen Sie nur Änderungen ein, die bleiben.
Wenn eine Aufgabe immer wieder stört oder zu lange dauert, nehmen Sie sie auf, statt sie zu ignorieren. Genau solche Punkte gehören in die wöchentliche Besprechung.
Legen Sie fest, wer die endgültige Fassung des Plans führt. Eine Person hält die Übersicht, damit nicht eine halbe Woche lang zwei verschiedene Versionen nebeneinander stehen. Die anderen sehen den Plan, die Verantwortung für die Pflege bleibt gebündelt.
Fangen Sie mit den drei festen Zeiten an, die Ihnen zuerst einfallen, und lassen Sie den Rest wachsen. Der nächste machbare Schritt ist: heute ein Blatt aufklappen, die Medikamentenzeit eintragen, dann eine feste Wochenaufgabe dazu, und das Blatt an einen Ort legen, den die Familie täglich sieht.